1 geheime bijlage

Technische vraag over Slotwijziging  

We lezen op pag. 13 dat er mede namens gemeenten 295.000 euro aan ontwikkeling recreatiegebieden wordt uitgegeven. Dit volledige bedrag staat echter op onze begroting. Wat betekent het woordje ‘mede’ in deze zin? 

Het bedrag van €295.000 betreft de bijdrage van vier gemeenten, en staat om die reden aan zowel de baten- als de lasten-kant. Daarnaast dragen wij als provincie nog €300.000 bij. Een uitgebreidere toelichting vindt u in het memo over de beheersovereenkomst RodS dat op 4 november op de agenda van BEM stond: https://www.stateninformatie.provincie-utrecht.nl/Vergaderingen/Statencommissie-Bestuur-Economie-en-Middelen/2020/04-november/13:00/Memo-ondertekening-beheersovereenkomst-Recreatie-om-de-Stad-2020BEM159/2020BEM159-memo-aan-staten-ondertekening-Beheerovereenkomst-Recreatie-om-de-Stad-2020-2023-def.pdf   

Inspreekster: Mw. J. Veraart NMU

SB Circulaire samenleving: 1e termijn volgt net als bij de Statenvoorstellen volgende week tijdens CIE. Technische vragen:

Voordat ik aan de technische vragen begin, toch alvast een dik compliment aan de organisatie! De beleidsvisie kent een aantal passages die echt inhoudelijk heel sterk zijn en waar we als GroenLinks heel erg blij van worden. De precieze passages en verdere inhoud van ons betoog zult u verder in die commissie kunnen horen.

Brief:

Is er ook zicht op activiteiten van de provincie die momenteel juist haaks staan op een systeemtransformatie naar een circulaire economie? Welke activiteiten zijn dit?
 Op dit moment zijn er geen activiteiten van de provincie in beeld die haaks staan op een systeemtransformatie naar een circulaire economie. Mogelijk zal dat nog veranderen.

Beleidsvisie:

P.21 De beleidsdoelen voor over 10 jaar zoals die momenteel geformuleerd zijn in de beleidsvisie klinken erg mooi (en deze kunnen wij als GL van harte ondersteunen), maar lijken soms wat lastig te controleren voor PS. BV: wanneer beschouwt GS het beleidsdoel mbt circulaire gebiedsontwikkeling als behaald? Hoe definieert GS dat “het ruimtelijke instrumentarium van PU wordt ingezet” etc. ?

Alle beleidsdoelen uit de visie kunnen in het licht worden gezien van de gewenste richting voor de toekomst. Zoals ook op p.4 van de visie aangegeven is het eindresultaat van een grote maatschappelijke transitie niet volledig voor te stellen, te plannen of te voorspellen. Een punt waarop circulaire gebiedsontwikkeling ‘behaald’ is, is op dit moment niet te formuleren. Het gaat om versnelde beweging in de juiste richting van waardebehoud van de leefomgeving, samen met partners.
Om de komende tien jaar goede stappen te kunnen maken met circulaire gebiedsontwikkeling zal er nauw moeten worden samengewerkt met onze gemeenten. De komende periode zit dat op bewustwording, kennisopbouw, informeren en inspireren.

Het ruimtelijk instrumentarium dat we (op dit moment) tot onze beschikking hebben is de ‘Provinciale Ruimtelijke Structuurvisie 2013-2028 (herijking 2016)’ en de ‘Provinciale Ruimtelijke Verordening 2013 (herijking 2016)’. In het eerste kwartaal van 2021 stellen uw Staten de ‘Omgevingsvisie provincie Utrecht’ en de ‘Interim Omgevingsverordening provincie Utrecht’ vast. Deze vervangen beide documenten en bevatten een eerste uitwerking van het onderwerp circulariteit. De ‘Beleidsvisie circulaire samenleving’ bouwt voort op hetgeen over circulariteit in de Ontwerp Omgevingsvisie is opgenomen. Bij de regionale programmering voor wonen en werken agenderen we het onderwerp circulaire economie, waaronder circulaire nieuwbouw en zetten we in op afspraken over een gezamenlijke ambitie, inventarisatie en monitoring. Bij de Kadernota 2022 – 2025 overweegt het college te komen met een plan hoe de OMU een rol kan spelen bij de gebiedsontwikkelingen op bedrijventerreinen. Hier spelen dan diverse onderwerpen die we willen ondersteunen. Van de intensivering van bedrijventerreinen (meer m2 werkruimte op dezelfde hectare) tot hogere energielabels van de panden op het bedrijventerrein, en van de biodiversiteit van de openbare ruimte tot de noodzakelijke aanpassingen in de inrichting vanwege verandering in klimaat. Ook aandacht voor circulaire bedrijventerreinen en het bij elkaar brengen van bedrijven in een keten krijgen hierbij de aandacht.

P.26; als het beleidsdoel 10 jaar voor circulair ondernemerschap gehaald wordt, welke concrete acties van de provincie hebben hier dan aan bijgedragen?
Het behalen van het doel voor circulair ondernemerschap zal altijd een coproductie zijn met de partners van de provincie en vragen dat andere overheden, gemeenten, waterschappen, Rijk en Europa ook hun rol pakken. Dat betekent dat de provincie ook een rol heeft. Die wordt bijvoorbeeld in de ROM ingevuld. Daarnaast ondersteunt de provincie netwerken van ondernemers, draagt ons aanbestedingsbeleid bij en zijn we ook andere beleidsacties aan het ontplooien. Momenteel wordt door de Alliantie Cirkelregio Utrecht gewerkt aan een  convenant circulair bouwen. We overwegen het oprichten van een kennisloket voor de afdelingen inkoop van de gemeenten, waterschappen in onze provincie zodat alle overheden samen bij hun eigen inkopen ondersteuning bieden aan circulaire productie. Een jaarlijkse prijs voor de meest circulaire ondernemer is mogelijk een uit te werken gedachte net als een nulmeting naar de behoeften en kansen voor MKB op het gebied van circulair en financiële ondersteuning van circulair ondernemerschap. In de uitvoeringsagenda staan nog veel meer voorbeelden van activiteiten.

P.27; klein schoonheidsfoutje in de layout bij het 10-jarendoel.
Bedankt voor de melding, dit passen we aan.

P.29; hoeveel van de consumptie in Utrecht is momenteel regionaal geprogrammeerd? Hoe ver zijn we af van de 10%?
We gaan er vanuit dat in deze vraag ‘geproduceerd’ wordt bedoeld in plaats van ‘geprogrammeerd’. Hier hebben we nog geen zicht op. Mogelijk is onderdeel van de complexiteit dat veel productie plaatsvindt in ketens, gefragmenteerd met bijvoorbeeld halffabricaten. Dit vraagt om nader onderzoek.

P.31; welke gevolgen hebben de circulaire ambities voor het grondbeleid van de provincie Utrecht? Zijn deze ambities haalbaar binnen de recent gestelde kaders? Zijn grondposities ook denkbaar voor het stimuleren van circulaire bouw?

Het grondbeleid 2020 is vastgesteld in uw vergadering van 30 september 2020.

De ambities m.b.t. de circulaire samenleving zullen moeten passen binnen deze door u vastgestelde kaders.

Indien de provincie overgaat tot het aangaan van grondposities ten gunste van circulair bouwen, is er al snel sprake van een grondexploitatie conform de WRO afd. 6.4.

In de nota grondbeleid staat uitdrukkelijk beschreven dat “de provincie zelf geen nieuwe grondexploitaties uitvoert…”.

Indien er voor enig doel bij de provincie Utrecht behoefte ontstaat om toch een grondexploitatie op te starten, kan dit alleen nadat uw vergadering van PS hier mee heeft ingestemd.

Uitvoeringsagenda:

P.13; hoe strookt de huidige invulling bij GWW van “Per project afwegen van kostenneutralecirculaire toepassingen” met de afspraak uit 2019 in het coalitieakkoord (zoals vastgesteld in PS) die aangeeft dat we kiezen voor circulair aanbesteden, ook als dat niet de goedkoopste optie is? (p.16 coalitieakkoord)

Dit is inderdaad een voornemen vanuit het coalitieakkoord. Dit is echter nog niet geoperationaliseerd en vandaar dat we op dit moment nog uitgaan van voornoemde. Met behulp van de uitvoeringsagenda Circulair willen wij zicht krijgen op hoe dit voornemen te realiseren is en wat daarvan de effecten zijn. De mogelijke meerkosten zijn nog niet in de begroting van ons MIP inbegrepen. De kredieten van investeringen zijn hier dus nog niet op aangepast en ook de organisatie is hier nog niet op toegerust.

P.15; hier lijkt iets misgegaan in de layout (2 kopjes)

Bedankt voor de melding, dit passen we aan.

P.15: Er wordt aangegeven dat er een nulmeting komt met betrekking tot circulair opdrachtgeverschap en inkopen. Qua circulair inkopen is eerder aan de Staten aangegeven dat de doelstelling van 10% circulaire inkoop voor 2020 (ruim) gehaald zou worden. Hoe is dit vastgesteld?
Er is nog geen vaste methode van het meten van onze circulaire inkopen. Die zou starten met de definitie die scherp afbakent wanneer een inkoop circulair is of niet. En vervolgens moeten we onze systemen en organisatie zo inrichten dat we bij elke inkoop en factuur die kwalificatie wordt meegegeven in de boeking. Zodat we er op kunnen rapporteren. Dit gebeurt nu nog niet op een vaste manier.

Als we echter min of meer ad hoc een aantal inkopen en aanbestedingen op een rij zetten waarbij circulariteit een vereiste was, en dit afzetten tegen onze totale inkopen, kunnen we wel de stelling aan dat dit meer dan 10 % was van ons inkoopvolume omdat we waar mogelijk de markt uitdagen om tot hergebruik te komen.

P.15: op het gebied van circulair bouwen zijn er inmiddels wettelijke verplichtingen als het gaat om MKI en MPG-scores. Is dat anders wanneer het (vaar)wegen betreft? Zonee, begrijpen we de mogelijk acties die genoemd staan dan goed als we uitgaan van experimenten met eisen die verder gaan dan de wettelijk verplicht gestelde minima?
MKI en MPG zijn geen verplichting in de GWW. Wij willen verkennen welke prikkels en eisen in de aanbesteding het beste werken om circulariteit te stimuleren. Dat betekent experimenteren, goede ervaringen in onze standaard opnemen en leren van andere overheden.

P.20; geen technische vraag, wel de opmerking dat enkele zinnen hier 2x achter elkaar hetzelfde staan.
Bedankt voor de melding, dit passen we aan.

Christenunie

3.4          Evaluatie Verbonden partijen

Van onze kant een oproep om PS mee te nemen in het proces. Het is een onderwerp waar vanuit verschillende invalshoeken veel over te zeggen valt.

Wat ons betreft zou een informatiesessie of een dialoog-gesprek van waarde zijn met het oog op meningsvorming en oordeelsvorming voor PS voordat een nieuwe nota op de commissieagenda geverschijnt. 

Er ligt een verzoek bij de commissie griffier om een sessie te beleggen waarbij het onderzoeksbureau TwijnstraGudde met de BEM-commissieleden in gesprek gaat om – mede aan de hand van de uitkomsten van de Evaluatie verbonden partijen 2020 – in te zoomen op haar rol (- kaderstellend en controlerend-) meer inhoud te geven in de geactualiseerde nota verbonden partijen die nu wordt opgesteld. Daarbij zullen de Staten ook gevraagd worden hun wensen kenbaar te maken voor deze geactualiseerde nota VP.

Tijdens het opstellen van deze geactualiseerde nota ligt het in ons voornemen om Provinciale Staten uit te nodigen om tijdens een interview sessie met de opstellers van deze nota hun wensen kenbaar te maken.

Bovendien ligt het in de verwachting om in september 2021, voordat de geactualiseerde nota wordt vastgesteld, met u in gesprek te gaan over deze geactualiseerde nota

SGP

3.4. SB evaluatie verbonden partijen 2020 

Wij willen dit stuk graag agenderen voor de eerstvolgende commissie BEM om daarbij met elkaar de als commissie de discussie aan te gaan over deze evaluatie en de brief die het college daarover schrijft. Dit mede naar aanleiding van onze unaniem aangenomen motie 27 ‘Bezinnen op rol provincie’ van 5 juni 2019. Wij zullen in voorbereiding op deze bespreking een discussiestuk op stellen.

Zie bovenstaand

GL 3.5 SB Stand van zaken coronamaatregelen tot 2 november

p.6; over de bedrijfscateraar die genomed wordt: Wij vernamen dat medewerkers van de bedrijfscateraar van het provinciehuis ontslagen worden. Zij maakten en maken het werk in het provinciehuis mogelijk en aangenaam. Dat vraagt op zijn minst om een uitstekende begeleiding naar nieuw werk, bij voorkeur in een vragende sector. Hoe sluit dit aan op wat eerder in deze statenbrief vermeld staat over de HCA en hoe kunnen ook zij “soepel overstappen naar de tekort- en groei beroepen?”

De bedrijfscateraar van de provincie (Compass Group Nederland B.V. / Eurest) heeft per september 2020 een reorganisatie doorgevoerd omdat de omzet in het Huis voor de provincie ten gevolge van de corona-uitbraak nagenoeg is opgedroogd. Dit heeft inderdaad tot gevolg gehad dat vijf medewerkers in dienst bij Eurest boventallig zijn verklaard en dat twee medewerkers van het huidige cateringteam een contracturenvermindering hebben gekregen. In totaal gaat het om 132 manuren per maand.  

De boventallige medewerkers vallen binnen het Sociaal Plan Compass Group Nederland & Eurest 2020-2022. Dit plan is in werking getreden op 1 augustus 2020 en loopt tot 31 juli 2022 en is van toepassing op alle boventallige werknemers in dienst bij Compass of Eurest wiens functie komt te vervallen als gevolg van reorganisatie. Dit is het geval bij de werknemers die onderdeel uitmaakten van het cateringteam bij de PU.

Boventalligheid

Een werknemer kan boventallig worden in de volgende situaties:

De functie van de werknemer vervalt.

Het aantal werkplekken in de functie van de werknemer neemt af.

De functie van de werknemer wijzigt zodanig dat er niet langer sprake is van dezelfde functie.

Interne herplaatsing binnen Compass of Eurest

Compass geeft aan dat het bedrijf zich inspant om intern een passende functie te vinden voor de boventallige werknemers. Wanneer een passende functie wordt gevonden, zal deze worden aangeboden.

Outplacement buiten Compass of Eurest 

Indien het Compass niet lukt de boventallige werknemers te herplaatsen binnen Compass of Eurest, dan zullen zij worden ondersteund bij het zoeken naar een functie buiten het bedrijf. Compass biedt de werknemers de mogelijkheid gebruik te maken van een (door Compass geselecteerd) outplacementbureau. Het outplacementtraject heeft een maximale duur van drie maanden. Compass vergoedt dit traject met een vast bedrag van € 1.340.

Op de korte termijn kan er ook gebruik gemaakt worden van de dienstverlening van het mobiliteitsteam Midden-Utrecht dat gericht is op het begeleiden van werknemers van latende werkgevers. Provincie Utrecht spant zich in om de vragende werkgevers met tekort- en groeiberoepen daaraan te verbinden. Ook werkt de provincie aan het inzichtelijk maken van het regionale onderwijsaanbod om werknemers om te scholen naar deze tekort- en groeiberoepen.

Ontslagvergoeding op basis van transitievergoeding

De werknemers ontvangen een ontslagvergoeding. Deze vergoeding bedraagt de wettelijke transitievergoeding, te vermenigvuldigen met 1,25. Het ontslag vindt plaats met een vaststellingsovereenkomst.

Juridisch en/of financieel advies betaald door Compass/ Eurest

De werknemer kan juridisch of financieel advies inwinnen over de vaststellingsovereenkomst. Compass stelt een budget voor dit advies beschikbaar tot een maximum van € 750.

CU 3.6    

 Voortgang programma Informatieveiligheid en privacy 1e helft 2020

Volgens de Statenbrief “voldoet de organisatie nu nog niet aantoonbaar aan de AVG en BIO, de omgang met informatieveiligheid en privacy wordt gekenmerkt als ad hoc en initieel”.  

Welke (eerste) resultaten heeft de interventie medio 2020 opgeleverd?

Zoals eerder genoemd is door middel van de interventie de sturing op het programma Informatieveiligheid en privacy aangepast. Deze vindt nu plaats vanuit de lijn. Daarnaast is een regisseur op het programma benoemd om de voortgang te versnellen en het programma breder in de organisatie uit te zetten.

Concreet is het programmaplan geactualiseerd en zijn de lopende acties voortgezet zoals de bewustwordingsactie (een phishingmail actie en de Are You Secure game). Daarnaast zijn er nieuwe acties ingezet: er zijn gesprekken gevoerd met de domeinmanagers, er is een ronde langs de verschillende domein-MT’s gemaakt, er zijn afspraken gemaakt voor het managementcontract, en er wordt een opleidingsplan voorbereid voor onder meer lijnmanagers en medewerkers. Tenslotte wordt op korte termijn het onlangs afgeronde privacybeleid ter besluitvorming wordt voorgelegd.

Waar blijkt de urgentie uit om nu zo spoedig mogelijk aan de wets-eisen te voldoen (in doelen, resultaatverplichtingen en tijdlijn)?

Er wordt op basis van risicoclassificatie gestart met de processen met de grootste risico’s en er wordt een planning gemaakt om eind 2021 versneld te voldoen aan de AVG. Dit betekent overigens niet dat de provincie Utrecht helemaal niet aan de AVG voldoet. Op een heel aantal thema’s wordt al wel aan de AVG voldaan en er wordt veel inspanning verricht om ook op andere thema’s grote stappen te zetten naar compliance op de AVG.

De versnelling wordt opgenomen in het programmaplan Informatieveiligheid & Privacy 2021 dat in het eerste kwartaal van 2021 wordt vastgesteld en met u gedeeld.

Is er in kwantitatieve zin voldoende menskracht en slagkracht aanwezig?

In de kadernota heeft PS de door ons aangevraagde extra middelen toegezegd. Dit sluit aan op de behoefte op basis van de noodzakelijke versnelling. Wij zijn nu extra menskracht aan het werven. De markt is krap, dus dat is een uitdaging.

In de alinea onder Vervolg lezen we de volgende zin: “Commitment van het college van GS en het CMT is hierbij van belang”. Graag een toelichting (inzake strekking en reikwijdte) hierop.

Het verbeteren van de informatieveiligheid en privacy is een opgave voor ons allemaal en speelt bij allerlei onderwerpen in de ambtelijke organisatie en bij GS. Deze opgave kan niet alleen worden gerealiseerd door het programmateam IV&P. De hele organisatie draagt hieraan bij en heeft hier een eigen verantwoordelijk voor. In het verleden werden noodzakelijke stappen wel eens afgedaan als een zaak voor bedrijfsvoering. Maar het vraagt dus nadrukkelijk handelen van al onze medewerkers. Er is commitment op dit onderwerp vanuit CMT en GS, maar het is in de veelheid van onderwerpen belangrijk om hier continue aandacht voor te blijven vragen.

Wanneer wordt PS geïnformeerd over de voortgang inzake informatieveiligheid over 2e helft van 2020?

In het eerste kwartaal van 2021 wordt de voortgangsrapportage over de tweede helft van 2020 vastgesteld en aan u aangeboden. Daarnaast wordt het programmaplan Informatieveiligheid & Privacy 2021 met u gedeeld. Daarna volgt per kwartaal een voortgangsrapportage op hoofdlijnen.

SGP 3.6. SB voortgang programma informatieveiligheid en Privacy 1e helft 2020 

Opnieuw een schokkende rapportage, waarin bijvoorbeeld duidelijk wordt dat de provincie nog steeds niet voldoet aan de AVG.

Wij zijn het met u eens dat er urgentie op dit onderwerp zit en dat versneld moet worden voldaan aan de belangrijke onderdelen van de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). Door de interventie op het programma Informatieveiligheid & Privacy wordt hier nu op geacteerd en wordt er een planning gemaakt om eind 2021 te voldoen aan de belangrijkste onderdelen van de AVG. Overigens voldoet de provincie op een heel aantal thema’s wel aan de AVG en wordt veel inspanning verricht om ook op andere thema’s grote stappen te zetten naar compliance op de AVG.

We zijn blij dat er per 2021 per kwartaal wordt gerapporteerd op dit dossier. Wat ons betreft hard nodig.  

Op deze manier houden wel elkaar goed en frequent op de hoogte van de gewenste voortgang en versnelling op informatieveiligheid en privacy.

We lezen dat er begin 2021 een nieuwe versie van het programmaplan voorligt. Deze willen wij graag in een commissievergadering bespreken.  

Indien het programmaplan wordt geagendeerd ter bespreking zijn wij uiteraard graag bereid dit nader toe te lichten.

Tot slot: wat wordt bedoeld met de zin: ‘Commitment van het college van GS en het CMT is hierbij van belang’ (pag. 2). Is dat op dit moment niet het geval?

Het verbeteren van de informatieveiligheid en privacy is een opgave voor ons allemaal en speelt bij allerlei onderwerpen in de ambtelijke organisatie en bij GS. Deze opgave kan niet alleen worden gerealiseerd door het programmateam IV&P. De hele organisatie draagt hieraan bij en heeft hier een eigen verantwoordelijk voor. Er is commitment op dit onderwerp vanuit CMT en GS, maar het is in de veelheid van onderwerpen belangrijk om hier continue aandacht voor te blijven vragen.

bijlage Geheim

3.8 SB Financiële positie van de Utrechtse Gemeenten

GroenLinks vraagt sinds begin dit jaar GS op actie te ondernemen richting rijksoverheid mbt de oorzaken van tekorten op de gemeentelijke begrotingen. De situatie is in veel gemeenten in andere provincies niet anders. Welke “acties” zijn gaande of aanstaande vanuit IPO richting de ministeries van BKZ en financiën?

Vanuit GS / provincie Utrecht zijn dit jaar de volgende acties ondernomen:

Sinds de decentralisatie van het sociaal domein in 2015 zien gemeenten dat de kosten hoger zijn dan de gelden die zij hiervoor ontvangen. Dit zorgt bij veel gemeenten voor financiële problemen. Begin dit jaar heeft Gedeputeerde Staten een brief gestuurd richting het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Financiën over de zorgelijke financiële situatie waar gemeenten zich momenteel in bevinden. Dit was nog voor de coronacrisis.

Op 19 mei jl heeft een call plaatsgevonden met de wethouders financiën van de Utrechtse gemeenten. Dit is georganiseerd door gedeputeerde Strijk in samenwerking met de VNG-Utrecht. Hieruit kwam duidelijk naar voren dat de financiën van gemeenten een kritisch punt benaderd hebben. De coronacrisis heeft wel effect op de financiën van gemeenten, maar het sociaal domein heeft hier nog steeds de grootste doorslag.

Op vrijdag 27 november heeft een overleg plaatsgevonden met de DG van BZK (Chris Kuijpers), gedeputeerde Strijk en een aantal burgemeesters van de kleinere gemeenten. Deze kleinere gemeenten hebben in juni een ‘brandbrief’ gestuurd richting BZK over de financiën van gemeenten. Gedeputeerde Strijk heeft hier een presentatie gegeven over de ontwikkeling van de financiën van gemeenten over de afgelopen jaren.

Vanuit IPO zijn de volgende acties ondernomen:

In de loop naar de indientermijn van de jaarrekening en de begroting zijn landelijke afspraken gemaakt over maatwerk bij het uitvoeren van het financieel toezicht. Dit in samenspraak met het ministerie van BZK.

Op 2 december vindt een overleg plaats met de portefeuillehouders financieel toezicht, georganiseerd vanuit IPO / Bestuurlijke Advies Commissie Kwaliteit Openbaar Bestuur. Hier wordt gesproken over de mogelijkheid om actuele informatie te kunnen bieden aan het Rijk over de financiële positie van gemeenten. Hierdoor zal gedeputeerde Strijk een deel van de BEM vergadering ook niet aanwezig kunnen zijn.

Daarnaast is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties momenteel bezig met het doen van onderzoek naar de financiële positie van gemeenten in relatie tot het voorzieningenniveau van gemeenten.

CU 3.9          SB  Jaarverslag AWB-adviescommissie

Het jaarverslag geeft een breed inzicht in het aantal bezwaarschriften en klachten de wijze van afdoening, en bevat aanbevelingen als instrument voor verbetering van de juridische kwaliteit van de besluitvorming.

1.      Graag een reflectie van GS op het jaarverslag (op de aantallen en percentage gegrond verklaarde bezwaarschriften, (hoger) beroepen en voorlopige voorzieningen).

Het aantal bezwaarschriften in 2019: 132 is ten opzichte van voorgaande jaren (2016:66, 2017: 82, 2018: 121) toegenomen. Een toenemende trend. Daarbij opgemerkt dat een belangrijk deel van het aantal bezwaarschriften, namelijk 39 van de 132 betrekking heeft op de ontheffing op grond van de Wet Natuurbescherming voor het doden van een aantal diersoorten bij de aanleg van een windmolenpark bij Goyerbrug. Uiteraard streeft GS naar het terugdringen van het aantal bezwaarschriften.

Voor wat betreft het aantal gegrond verklaarde bezwaren, is eveneens sprake van een toename ten opzichte van de afgelopen jaren. De commissie achtte in 14 zaken het bezwaar gegrond. Op een aantal zaken wordt een toelichting gegeven; dit betrof een tweetal handhavingszaken en een tweetal subsidiezaken. In een zaak over de Wnb achtte de commissie de motivering voor de ontheffing onvoldoende.

Ook wordt door de commissie aangegeven in hoeveel zaken GS contrair zijn gegaan aan het advies van de commissie.  In de zaak van de windmolens Goyerbrug zijn GS contrair gegaan aan het advies van de commissie. Het besluit van GS heeft ook na toetsing door de rechter standgehouden (14 bezwaren).

Het afgelopen jaar hebben we van de RUD geen terugkoppeling ontvangen over ingediende (hoger) beroepen, We hebben alleen de beslissing op bezwaar ontvangen. Opvallend waren de stikstofzaken, waar GS de beslissing op bezwaar aangehouden hebben in afwachting van de verdere ontwikkelingen op deze dossiers. Bezwaren tegen TUG-ontheffingen komen nauwelijks meer voor. Blijkbaar werpt het nieuwe beleid zijn vruchten af.

2.      Het jaarverslag over 2019 wordt ons aangeboden in november 2020. Ook voorheen kwamen Jaarverslagen in Q4 naar PS? Kan de informatievoorziening sneller?

GS gaat er vanuit dat ze het jaarverslag AWB-adviescommissie komend jaar in het 3e kwartaal aan PS zullen voorleggen.

3.      Het valt onze fractie op dat een aantal aanbevelingen (over terugkoppeling, beslistermijnen, verstrekken van stukken) al een aantal jaren terugkomen in de Jaarverslagen. Wordt er organisatiebreed structureel gewerkt aan verbetering op dit punt, en wat zijn de doelen en resultaten die de provincie heeft vastgelegd. Is er ook sprake van monitoring?

De aanbevelingen van de AWB-adviescommissie hebben voortdurende aandacht vanuit GS.

Het is ook goed te zien dat ten aanzien van een aantal van de aanbevelingen ook zichtbare verbeteringen zijn gemaakt (Terugkoppeling beslissing op bezwaar en eventuele vervolgprocedures en inzet minnelijk overleg). Desondanks zijn wij ons ervan bewust dat er nog de nodige ruimte voor verbetering is. Voor 2021 wilt GS ten aanzien van alle aanbevelingen zichtbare verbeteringen kunnen laten zien.

Aanbeveling 1:    Terugkoppeling beslissing op bezwaar en eventuele vervolgprocedures

Alle beslissingen op bezwaar en eventuele vervolgprocedures worden proactief teruggekoppeld aan de AWB-adviescommissie. Daarmee in lijn met de prestatie van 2018, met als voornaamste doel om het rappelleren door de AWB-commissie niet tot nauwelijks te laten plaatsvinden.

Aanbeveling 2:                        Beslistermijnen

GS heeft reeds ingezet op het op peil brengen en houden van juridische kennis van de bezwaarprocedure op de vakafdelingen door het beleggen van voorlichtingsbijeenkomsten, organiseren van kennis/jurispudentiebijeenkomsten en het onderzoeken van de haalbaarheid van een interne juridische leerlijn. 

Met betrekking tot aanpassingen van de Verordening bezwaarschriften en klachten is er een voorstel tot wijziging gereed. Omdat dit voorstel wijzigingen in het proces inhoudt (onder meer termijnbewaking en minnelijk overleg bij de vakafdelingen), die moeten worden afgestemd met de organisatie, zal dit voorstel pas in procedure worden gebracht nadat dit proces is afgestemd. De planning is om in het 1e kwartaal van 2021 het voorstel tot wijziging van de verordening in procedure te brengen.

Aanbeveling 3: Verstrekken van stukken aan de commissie en vertegenwoordiging ter zitting

GS onderschrijft het belang van het tijdig verstrekken van stukken aan de commissie als ook vertegenwoordiging ter zitting. In preventieve zin; worden betrokken vakafdelingen bewust gemaakt van de nut en noodzaak van tijdige verstrekking van stukken als ook vertegenwoordiging ter zitting. Daartoe worden bewustwordingsbijeenkomsten georganiseerd als ook wordt intern af- en aangesproken. Daar waar aanlevering van stukken nog niet tijdig plaats heeft als ook daar waar een tijdige reactie op uitnodiging voor vertegenwoordiging ter zitting uitblijft, gaat vanaf heden vanuit centrale regie de betreffende vakafdeling worden gerappelleerd (repressief).

Aanbeveling 4: Minnelijk overleg

GS is verheugd dat in toenemende mate de inzet van minnelijk overleg leidt tot intrekking van bezwaren in het voorstadium. Verdere mogelijkheden voor inzet van minnelijk overleg zijn reeds ter hand gepakt. Voor wat betreft het tijdig informeren van de AWB-commissie spannen wij ons in, en wordt betrokken bij de actie voor het tijdig verstrekken van stukken aan de commissie als ook vertegenwoordiging ter zitting.

Aanbeveling 5: Aandacht voor juridische kwaliteitszorg

Met betrekking tot de aanwezigheid bij de hoorzittingen, wordt te aller tijde gestreefd naar een vertegenwoordiging van juristen van specialistische teams. Er worden gerichte inspanningen gedaan om ook andere vertegenwoordigers bij de hoorzitting voldoende te kwalificeren.

Aanbeveling 6: Kosten rechtsbijstand en verbeurde dwangsommen door ingebrekestellingen

GS stelt voor om de AWB-commissie vanaf heden per kwartaal inzage te geven in hoe vaak de kosten van rechtsbijstand conform advies van de AWB-commissie wordt toegekend.

Gegevens voor wat betreft de kosten van rechtsbijstand als ook verbeurde dwangsommen door ingebrekestellingen worden vooralsnog niet geregistreerd binnen de provincie als zijnde bedoeld voor managementinformatie. Indien het gaat om enerzijds beslistermijnen en anderzijds de kwaliteit van onze beoordelingen, worden andere indicatoren gebruikt die reeds een hoge zeggingskracht hebben.

Aangezien wij dergelijke gegevens niet beschikbaar hebben, kunnen wij een voorgestelde benchmark met andere provincies niet maken. Wel wordt in het 1e kwartaal geïnventariseerd of andere provincies dergelijke gegevens registeren en als indicator gebruiken met de daarbij behorende motivatie. Dit kan bijdragen in een overweging om alsnog gegevens voor wat betreft de kosten van rechtsbijstand als ook de verbeurde dwangsommen door ingebrekestellingen te registeren en als indicator te hanteren. Overigens is het voor GS primair van belang dat de provincie Utrecht zich inzet om bedoelde kosten zoveel mogelijk te voorkomen door tijdig te beslissen, los van andere provincies.

Voor wat betreft de monitoring wordt met ingang van komend jaar gestreefd om periodiek de voortgang op de aanbevelingen in dialoog te bespreken met de voorzitters van de Awb-adviescommissies. De voortgang op verbeteracties en aanbevelingen worden via de reguliere P&C-cyclus met PS gedeeld en in het Jaarverslag Awb-commissie

4.      Daarnaast vraagt de commissie aandacht voor verbetering van kennis van de wet- en regelgeving. Is er in kwantitatieve en kwalitatieve zin sprake van voldoende menskracht beschikbaar om ook op dit punt de basis op orde te krijgen?

Een belangrijke pijler van de organisatieontwikkeling is de verbetering van de bedrijfsvoering. In dit kader wordt bij elk van de aandachtsgebieden van bedrijfsvoering nagegaan of de ambtelijke organisatie gelet op de opgaven nu en richting toekomst, afdoende gekwalificeerde medewerkers heeft om vanuit de bedrijfsvoeringsfuncties de benodigde bijdrage te kunnen leveren. Deze analyse is bedoeld om na te gaan welke gerichte acties ondernomen moeten worden. De juridische functie maakt daar onderdeel van uit.

Vooruitlopend op de analyse (no-regret) is de juridische functie reeds op specifieke onderdelen versterkt op kwantiteit. Een aantal vacatures binnen de juridische functie is inmiddels vervuld. Bovendien wordt in het kader van continue aandacht voor leren en ontwikkelen toegewerkt naar de Utrecht Academie. Een juridische leerlijn wordt daar onderdeel van.

In het kader van kennisoverdracht worden ook met advocatenkantoren afspraken gemaakt over het houden van kennis/jurispudentiebijeenkomsten. Zo is afgelopen oktober nog een door de provincie Utrecht georganiseerde juridische informatiedag verzorgd door advocatenkantoor AKD voor alle juristen van provincies in Nederland.

Met betrekking tot de aanwezigheid bij de hoorzittingen, wordt te aller tijde gestreefd naar een vertegenwoordiging van juristen van specialistische teams. Er worden gerichte inspanningen gedaan om ook andere vertegenwoordigers bij de hoorzitting voldoende te kwalificeren.

Tot slot is vanuit de Awb-commissie het aanbod gedaan om dhr. Konijnenbelt een kennissessie te laten geven aan de juridische collegae. Daartoe worden nu de voorbereidingen getroffen.

5.      In punt 6 gesteld “het wellicht interessant zou zijn inzicht te krijgen hoe de provincie Utrecht scoort ten opzichte van de landelijke tendens”.  Gaat GS dit punt ter hand nemen?

Er wordt in Q1-2021 navraag gedaan bij de andere provincies, voor zover zij dergelijke overzichten maken en beschikbaar willen stellen. Voor GS is het van primair belang dat de provincie Utrecht zich inzet om bedoelde kosten zoveel mogelijk te voorkomen door tijdig te beslissen, los van andere provincies.

SGP 3.9. SB jaarverslag AWB-adviescommissie

Net als vorig jaar zien we (onder de derde aanbeveling) opnieuw een paar stevige aandachtspunten voor de organisatie. Wat wij op dit moment missen is een adequate reactie vanuit het college.

GS geeft onderstaand per aanbeveling hun reactie:

Aanbeveling 1: Terugkoppeling beslissing op bezwaar en eventuele vervolgprocedures

Het afgelopen jaar is het gelukt om vrijwel alle beslissingen op bezwaar als ook eventuele vervolgprocedures terug te koppelen aan de AWB-commissie. GS is verheugd met dit resultaat en blijft onverminderd inzetten op het proactief terugkoppelen, waarmee het rappelleren door het secretariaat AWB-commissies niet tot nauwelijks hoeft plaats te vinden.

Aanbeveling 2: Beslistermijnen

GS heeft reeds ingezet op het op peil brengen en houden van juridische kennis van de bezwaarprocedure op de vakafdelingen door het beleggen van voorlichtingsbijeenkomsten, organiseren van kennis/jurispudentiebijeenkomsten en het onderzoeken van de haalbaarheid van een interne juridische leerlijn. 

Met betrekking tot aanpassingen van de Verordening bezwaarschriften en klachten is er een voorstel tot wijziging gereed. Omdat dit voorstel wijzigingen in het proces inhoudt (onder meer termijnbewaking en minnelijk overleg bij de vakafdelingen), die moeten worden afgestemd met de organisatie, zal dit voorstel pas in procedure worden gebracht nadat dit proces is afgestemd. De planning is om in het 1e kwartaal van 2021 het voorstel tot wijziging van de verordening in procedure te brengen.

Aanbeveling 3: Verstrekken van stukken aan de commissie en vertegenwoordiging ter zitting

GS onderschrijft het belang van het tijdig verstrekken van stukken aan de commissie als ook vertegenwoordiging ter zitting. In preventieve zin; worden betrokken vakafdelingen bewust gemaakt van de nut en noodzaak van tijdige verstrekking van stukken als ook vertegenwoordiging ter zitting. Daartoe worden bewustwordingsbijeenkomsten georganiseerd als ook wordt intern af- en aangesproken. Daar waar aanlevering van stukken nog niet tijdig plaats heeft als ook daar waar een tijdige reactie op uitnodiging voor vertegenwoordiging ter zitting uitblijft, gaat vanaf heden vanuit centrale regie de betreffende vakafdeling worden gerappelleerd (repressief).

Aanbeveling 4: Minnelijk overleg

GS is verheugd dat in toenemende mate de inzet van minnelijk overleg leidt tot intrekking van bezwaren in het voorstadium. Verdere mogelijkheden voor inzet van minnelijk overleg zijn reeds ter hand gepakt. Voor wat betreft het tijdig informeren van de AWB-commissie spannen wij ons in, en wordt betrokken bij de actie voor het tijdig verstrekken van stukken aan de commissie als ook vertegenwoordiging ter zitting.

Aanbeveling 5: Aandacht voor juridische kwaliteitszorg

Met betrekking tot de aanwezigheid bij de hoorzittingen, wordt te aller tijde gestreefd naar een vertegenwoordiging van juristen van specialistische teams. Er worden gerichte inspanningen gedaan om ook andere vertegenwoordigers bij de hoorzitting voldoende te kwalificeren.

Aanbeveling 6: Kosten rechtsbijstand en verbeurde dwangsommen door ingebrekestellingen

GS stelt voor om de AWB-commissie vanaf heden per kwartaal inzage te geven in hoe vaak de kosten van rechtsbijstand conform advies van de AWB-commissie wordt toegekend.

Gegevens voor wat betreft de kosten van rechtsbijstand als ook verbeurde dwangsommen door ingebrekestellingen worden vooralsnog niet geregistreerd binnen de provincie als zijnde bedoeld voor managementinformatie. Indien het gaat om enerzijds beslistermijnen en anderzijds de kwaliteit van onze beoordelingen, worden andere indicatoren gebruikt die reeds een hoge zeggingskracht hebben.

Aangezien wij dergelijke gegevens niet beschikbaar hebben, kunnen wij een voorgestelde benchmark met andere provincies niet maken. Wel wordt in het 1e kwartaal geïnventariseerd of andere provincies dergelijke gegevens registeren en als indicator gebruiken met de daarbij behorende motivatie. Dit kan bijdragen in een overweging om alsnog gegevens voor wat betreft de kosten van rechtsbijstand als ook de verbeurde dwangsommen door ingebrekestellingen te registeren en als indicator te hanteren. Overigens is het voor GS primair van belang dat de provincie Utrecht zich inzet om bedoelde kosten zoveel mogelijk te voorkomen door tijdig te beslissen, los van andere provincies.